Vergaderarrangement met overnachting organiseren? 7 tips om tijd en kosten te besparen
Een vergaderarrangement met overnachting regelen lijkt simpel, totdat je de kosten ineens ziet oplopen, en je uren door het dak gaan.
Dan kom je erachter dat een vergadering mét overnachting, een heel ander kaliber is dan een normale, eenvoudige vergadering.
Ineens moet er met van alles rekening worden gehouden: kamerindeling, dieetwensen, catering, activiteiten…
En dat ook nog binnen budget.
Met deze blog geven we je 7 tips om het plannen van een meerdaags vergaderarrangement efficiënter kunt maken, en tegelijk stevig op kosten bespaart.
1. Boek op ‘dode’ momenten (niet alleen dagen, maar ook tijden)
Wist je dat ook vergaderlocaties te maken hebben met dalmomenten?
De goedkoopste momenten zijn, over het algemeen:
- Zondag op maandag:
- Maandag op dinsdag.
De meeste mensen checken uit op zondag. Hotels doen er alles aan om zondag te vullen: 3=2 deals, gratis ontbijt, etc. Maak gebruik van de rustige zondag en vergader van zondag op maandag. Die zondag geef je vervolgens de eerstvolgende vrijdag meteen terug aan de deelnemers. Win-win!
2. Splits het overnachten van het vergaderen
Veel locaties hebben zowel kamers, als vergadermogelijkheden. En het is wel ‘lekker makkelijk’ om daar gebruik van te maken: zo hoef je het hotel niet eens uit.
Maar tegelijk geef je de accommodatie zo veel macht. En voor je het weet lopen de kosten op. Omdat je al besloten hebt alles bij één locatie te doen, zit je in een ongelukkige onderhandelingspositie.
Daarom de tip: splits de overnachtingsmogelijkheid van de vergadermogelijkheden. Gebruik hotel A voor het overnachten en locatie B voor het vergaderen.
Vaak zijn er goede prijzen te vinden voor een hotel, zeker bij afname van een groot aantal kamers. En als je openstaat voor verschillende vergaderlocaties, zijn er best wel wat locaties te vinden die écht scherpe prijzen hanteren. De zelfgemaakte combinatie kan je zo veel voordeel opleveren.
Een bijkomend voordeel is dat de deelnemers zo ook nog eens buiten komen.
3. Onderhandel over de vergaderruimte
Boek je toch alles op één locatie? Onderhandel dan over de vergaderruimte. De vergaderruimtes zijn vaak ‘lokkertjes’ om je als klant het hotel in te krijgen. De accommodatie verdient het vervolgens op de hotelkamers, catering, en borrel. Daarom staat het hotel vaak open voor een ‘deal’ over de vergaderruimte: spreek af dat als de minimale besteding een bedrag overstijgt, de vergaderruimtes gratis zijn.
4. Plan een onofficiële sessie buiten de vergaderruimte
Op een gegeven moment komen de muren op de deelnemers van je vergadering af. Zij vergaderen, overnachten, borrelen en dineren op dezelfde locatie.
Daarom deze tip: plan één onofficiële sessie buiten de vergaderlocatie. Dit bespaart je de nodige uren voor een vergaderruimte, bespaart je mogelijk een (duur) cateringmoment én zorgt voor een verfrissende werking op je deelnemers. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een wandeling;
- Kampvuursessie;
- Late-night borrelsessie in de lounge/café.
Succes gegarandeerd!
5. Check lokale events
Zonder bekend te zijn in de stad in kwestie, kan het zomaar zijn dat je jouw meerdaags vergaderarrangement plant middenin een lokaal event. Denk aan een groot congres of een informeel event in een stad. Alle locaties in de straal van dat event zijn dan ineens een stuk duurder. Dat zit hem dan vooral in de hotelkamers. Maar alleen dat element kan al hard gaan: prijzen kunnen zomaar van 50 tot 60% stijgen. En als je je niet realiseert dat dat door een event komt, dan betaal je dus de hoofdprijs.
6. Bepaal vooraf wat je écht nodig hebt
De vergaderbranche is big business. De eventmanagers upsellen graag en voor je het weet gaat je offerte door het dak. Daarom de volgende tip:
Denk vooraf goed na over wat je écht nodig hebt, en ga met dat eisenpakket langs de vergaderlocaties.
Denk aan zaken zoals:
- Het aantal vergaderruimtes;
- Het aantal hotelkamers;
- Aantal cateringmomenten en luxeniveau daarvan;
- Benodigde technische faciliteiten.
Of gebruik deze vergaderchecklist voor een volledig overzicht van alle zaken waaraan je moet denken.
7. Gebruik een prijsvergelijker
Ze zijn nog zeldzaam, maar intussen zijn er een aantal vergelijkingssites waarmee je meteen prijzen van vergaderzalen, arrangementen, catering en activiteiten kunt vergelijken. Dat bespaart je een hoop tijd en geld: het voorkomt je een aantal offertetrajecten en zorgt ervoor dat je meteen de meest scherpgeprijsde locatie uitkiest.
