Bijlage A – Algemene Voorwaarden d.d. 30-06-2025
Algemene voorwaarden – Flexio.work
Laatst bijgewerkt: 30-06-2025
1. Definities
Voor de toepassing van deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
- Flexio.work: Het online platform dat vraag en aanbod van flexibele zakelijke ruimtes (waaronder flexplekken en vergaderruimtes) en aanverwante diensten samenbrengt.
- Aanbieder: De partij die via Flexio.work zakelijke ruimtes ter beschikking stelt.
- Boeker: Een gebruiker die via Flexio.work een zakelijke ruimte boekt of een boekingsaanvraag indient.
- Boeking: Iedere afspraak tot huur of gebruik van een zakelijke ruimte tussen Boeker en Aanbieder, ongeacht of de transactie via Flexio.work of daarbuiten wordt afgerond.
- Content: Alle materialen, inclusief maar niet beperkt tot teksten, afbeeldingen, foto’s, video’s, prijzen en beschrijvingen, die door de Aanbieder via Flexio.work ter beschikking worden gesteld.
2. Gebruik van het platform
2.1 Flexio.work faciliteert de totstandkoming van Boekingen, maar is geen partij bij de overeenkomst tussen Aanbieder en Boeker.
2.2 Gebruikers dienen juiste en actuele informatie te verstrekken.
2.3 Het is niet toegestaan om via Flexio.work verkregen contactinformatie te gebruiken voor Boekingen buiten het platform met als doel het omzeilen van de commissie.
3. Verplichtingen van Flexio.work
3.1 Flexio.work stelt een gebruiksvriendelijk platform beschikbaar voor de aanmelding, het beheer en de boeking van zakelijke ruimtes.
3.2 Indien een betaling via het platform plaatsvindt, is Flexio.work verantwoordelijk voor een correcte afhandeling van de betaling en de doorgeleiding van gelden aan de Aanbieder, met inachtneming van de afgesproken termijnen en voorwaarden.
Indien een Aanbieder gebruikmaakt van een gekoppeld Stripe-account (bijvoorbeeld via Stripe Connect), wordt de uitbetaling rechtstreeks door Stripe aan de Aanbieder verzorgd. In dat geval is Flexio.work niet verantwoordelijk voor de uitvoering van de uitbetaling, maar uitsluitend voor het initiëren van de transactie.
3.3 Flexio.work heeft de verplichting om technische storingen en downtime zo veel mogelijk te minimaliseren en gebruikers tijdig op de hoogte te stellen van belangrijke updates of wijzigingen in de dienstverlening, maar is niet aansprakelijk voor schade ontstaan door beveiligingsinbreuken of verstoringen bij derden, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
4. Commissie
4.1 Flexio.work rekent een vaste commissie van 10% over het totale boekingsbedrag.
4.2 Deze commissie is van toepassing op alle Boekingen die:
- a) via Flexio.work worden afgerond; of
- b) het gevolg zijn van een boekingsaanvraag die via Flexio.work is ingediend, maar vervolgens buiten Flexio.work om tot een boeking leidt binnen een periode van twee (2) maanden na de initiële boekingsaanvraag.
4.3 In gevallen als omschreven in 4.2.b is de Aanbieder verplicht om de verschuldigde commissie (10%) over het totale boekingsbedrag binnen 14 dagen na uitvoering van de Boeking aan Flexio.work te voldoen.
4.4 Bij niet-naleving behoudt Flexio.work zich het recht voor om de samenwerking met de Aanbieder te beëindigen, openstaande bedragen in te vorderen en/of juridische stappen te ondernemen.
5. Verplichtingen van de Aanbieder
5.1 De Aanbieder levert correcte en volledige informatie over de aangeboden zakelijke ruimtes (foto’s, prijzen, omschrijvingen, voorzieningen).
5.2 De Aanbieder is zelf verantwoordelijk voor naleving van alle toepasselijke veiligheids- en wettelijke eisen met betrekking tot de aangeboden zakelijke ruimtes en diensten.
5.3 De Aanbieder zorgt dat de zakelijke ruimtes beschikbaar zijn en toegang wordt gefaciliteerd conform afspraken met de Boeker, zoals vastgelegd in de Boeking.
5.4 De Aanbieder zorgt voor een adequaat opleveringsniveau van de zakelijke ruimtes en diensten. Dit omvat onder meer de netheid, functionaliteit en de overeenkomst van de ruimte met de beschrijving op Flexio.work.
5.5 De Aanbieder is verantwoordelijk voor het vaststellen en communiceren van diens specifieke annuleringsvoorwaarden aan potentiële Boekers. Deze annuleringsvoorwaarden dienen duidelijk gecommuniceerd te worden vóórdat de boekingsaanvraag tot een boeking leidt.
5.6 De Aanbieder is verplicht om maandelijks, uiterlijk op de vijfde werkdag van de daaropvolgende maand, een volledige en correcte rapportage van alle via Flexio.work tot stand gekomen Boekingen met directe betaling (indien van toepassing), inclusief de betreffende boekingsbedragen, per e-mail te verstrekken aan Flexio.work.
5.7 Indien een boeking met directe betaling heeft plaatsgevonden, maar niet is gerapporteerd (en dus effectief commissie wordt ontdoken), wordt een boete van € 500 in rekening gebracht door Flexio.work aan de Aanbieder.
6. Uitbetalingen aan de Aanbieder van ruimte
6.1 Betaling van de Boeker aan de Aanbieder
De Aanbieder heeft keuzemogelijkheid in de wijze waarop gelden geïnd worden. Er kan voor worden gekozen om zelf gelden te innen bij de Boeker door middel van facturatie. Ook is het mogelijk om de Boeker via Flexio.work te laten betalen. In dat laatste geval worden gelden door Flexio.work, handmatig of via Stripe, overgemaakt aan Aanbieder.
6.1 Betaalverwerking via Stripe:
Aanbieders kunnen hun Stripe-account koppelen aan het Flexio.work-platform. In dat geval worden betalingen van Boekingen rechtstreeks via Stripe aan de Aanbieder uitbetaald, na aftrek van de overeengekomen commissie van 10%. Flexio.work ontvangt in dit scenario de commissie automatisch via het Stripe-splitsingssysteem.
6.2 Betaalverwerking via Flexio.work (zonder gekoppeld Stripe-account):
Indien de Aanbieder geen Stripe-account koppelt aan Flexio.work, zal de betaling van de Boeker eerst worden ontvangen door Flexio.work. Flexio.work draagt het resterende bedrag (het boekingsbedrag minus de commissie van 10%) vervolgens binnen 14 dagen na de datum waarop de geboekte dienst is geleverd, over aan de Aanbieder.
6.3 Betaalverwerking zonder tussenkomst Flexio.work
Indien de Aanbieder kiest voor directe betaling van de Boeker aan de Aanbieder, is de Aanbieder zelf verantwoordelijk voor het innen van de gelden bij de Boeker. Flexio.work is hierin geen partij.
6.4 Verantwoordelijkheid voor correcte betaalgegevens:
Het is de verantwoordelijkheid van de Aanbieder om correcte en actuele betaalgegevens aan te leveren via het platform. Flexio.work is niet aansprakelijk voor vertragingen of fouten in de uitbetaling als gevolg van onjuiste informatie.
6.5 Storneringen en annuleringsvoorwaarden:
- a) Indien een betaling door de Boeker wordt gestorneerd, heeft Flexio.work het recht de reeds uitbetaalde bedragen terug te vorderen van de Aanbieder.
- b) In geval van annulering door de Boeker gelden de annuleringsvoorwaarden zoals bepaald door de Aanbieder per ruimte.
- c) In het geval dat de Boeker annuleringskosten verschuldigd is, wordt de in paragraaf 4.1 benoemde commissie berekend over de hoogte van de annuleringskosten.
- d) Flexio.work behoudt zich het recht voor om in gevallen van fraude, misbruik of onvoorziene omstandigheden betalingen op te schorten of terug te vorderen.
7. Aansprakelijkheid
7.1 Flexio.work is niet aansprakelijk voor geschillen tussen Boekers en Aanbieders.
7.2 Flexio.work is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van het gebruik van het platform, noch voor directe of indirecte schade zoals verlies van inkomsten, gegevens of reputatie.
7.3 In geval van overmacht (zoals stroomstoringen, ziekte, natuurrampen) kan Flexio.work niet verantwoordelijk worden gehouden voor het niet of niet tijdig nakomen van verplichtingen.
7.4 Flexio.work is uitsluitend aansprakelijk voor schade die het directe gevolg is van opzet of grove schuld aan de zijde van Flexio.work. In dat geval is de aansprakelijkheid beperkt tot het laagste van de volgende twee bedragen:
a) € 500 (vijfhonderd euro), of
b) het totale bedrag aan commissies dat Flexio.work in de zes (6) maanden voorafgaand aan het schadevoorval van de betreffende Aanbieder heeft ontvangen.
Iedere verdere aansprakelijkheid, ongeacht de grondslag, is uitgesloten.
8. Privacy en gegevensverwerking
8.1 Persoonsgegevens worden verwerkt conform het privacybeleid van Flexio.work, beschikbaar op de website.
8.2 Door gebruik te maken van het platform stemt de gebruiker in met deze verwerking van gegevens.
8.3 De Aanbieder is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij ontvangt en verwerkt na het tot stand komen van een Boeking, bijvoorbeeld contactgegevens van huurders. De Aanbieder dient hierbij te voldoen aan de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de AVG.
9. Intellectuele Eigendom
9.1 De Aanbieder behoudt de intellectuele eigendomsrechten op de Content die via Flexio.work wordt aangeleverd.
9.2 De Aanbieder verleent Flexio.work een niet-exclusief, wereldwijd, royaltyvrij, overdraagbaar en sublicentieerbaar recht om de aangeleverde Content te gebruiken, reproduceren, distribueren, weer te geven, uit te voeren en te bewerken ten behoeve van de dienstverlening van Flexio.work, inclusief promotionele doeleinden voor het Platform en de zakelijke ruimtes van de Aanbieder.
10. Gedragscode
10.1 Gebruikers dienen zich correct en professioneel te gedragen binnen het platform.
10.2 Het is verboden:
- Valse of misleidende informatie te plaatsen;
- De werking van het platform te verstoren;
- Boeken te omzeilen met als doel commissie te vermijden.
10.3 Flexio.work behoudt zich het recht voor om accounts te blokkeren of beëindigen bij overtreding van deze regels.
11. Wijzigingen
11.1 Flexio.work behoudt zich het recht voor deze voorwaarden op elk moment te wijzigen.
11.2 Wijzigingen worden minstens 14 dagen van tevoren aangekondigd via de website of per e-mail.
11.3 Bij voortgezet gebruik van het platform na wijziging, wordt de gebruiker geacht in te stemmen met de aangepaste voorwaarden.
12. Beëindiging van het Gebruik
12.1 De Aanbieder kan het gebruik van het Platform beëindigen door diens account schriftelijk (per e-mail met leesbevestiging) op te zeggen.
12.2 Na ontvangst van de opzegging zal het account van de Aanbieder binnen één (1) maand worden gedeactiveerd. Gedurende deze periode én daarna dienen alle openstaande verplichtingen, inclusief reeds geaccepteerde Boekingen en verschuldigde commissies, te worden nagekomen.
12.3 Flexio.work behoudt zich het recht voor om de dienstverlening aan een Aanbieder onmiddellijk te beëindigen bij ernstige overtreding van deze Algemene Voorwaarden, onverminderd het recht van Flexio.work op schadevergoeding.
13. Toepasselijk recht en geschillen
13.1 Op deze voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
13.2 Geschillen die voortvloeien uit deze voorwaarden of het gebruik van het platform zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te ‘s-Hertogenbosch (Rechtbank Oost-Brabant).