Waarom een inspirerende vergaderzaal zichzelf terugverdient!
Ken je dat gevoel, dat een vergadering maar niet voorbij lijkt te gaan? Nee, elke 5 minuten op de klok kijken helpt niet… Vaak zijn die vergaderingen niet heel interactief, wordt er veel informatie gespuwd, en komen de muren na het eerste halfuur al op je af. Het onderwerp, vaak net zo grijs is als het vloertapijt, helpt daar niet echt bij.
Pfff, alleen bij de gedachte val je al bijna in slaap!
Alhoewel we niet alles kunnen veranderen (de onderwerpen zijn nu eenmaal vaak wat ze zijn..) kunnen we wel wat doen aan de omgeving waarin de vergadering zich afspeelt!
Onderzoek laat zien dat je werkplek, inclusief de plek waar je vergadert, ontzettend veel doet met je prestaties. Het gaat niet alleen over comfort, maar ook over de sfeer van de ruimte en de prikkels die de ruimte geeft. De inspirerende kwaliteit van een vergaderzaal beïnvloed ons gedrag, onze motivatie en de efficiëntie van een vergadering!
Een inspirerende vergaderzaal is dus geen luxe, maar een investering die zichzelf terugverdiend in productiviteit én resultaten! Maar dit is wel erg makkelijk geschreven… In het vervolg van deze blog leggen we uit wáárom dit nou zo is.
Waarom een inspirerende vergaderzaal zorgt voor een effectieve vergadering
Of je nu een strategische sessie houdt, een probleem oplost of nieuwe ideeën genereert, creativiteit speelt bijna altijd een rol tijdens vergaderingen. En nee, het gaat dan niet per se om kunstzinnig tekenen of brainstormen met post-its. Creativiteit in een zakelijke context draait vaak om het vinden van slimme oplossingen, het combineren van inzichten en het kijken buiten de gebaande paden.
In de psychologie worden drie vormen van creatief denken onderscheiden, elk met hun eigen kenmerken en toepassingen:
- Creatief denken in brede zin: dit omvat het ontwikkelen van vernieuwende ideeën, los van directe probleemoplossing. Denk aan een nieuwe merkidentiteit, een marketingstrategie of een innovatieve productvisie.
- Divergent denken: hierbij gaat het om het genereren van zoveel mogelijk ideeën. Het draait om vrijheid van denken, originaliteit en kwantiteit.
- Convergent denken: hier werk je gericht toe naar de beste oplossing uit een aantal opties. Logisch redeneren en efficiëntie staan centraal.
Hieronder werken we uit wat jij nodig hebt in jouw vergaderzaal om hier optimaal op in te spelen!
De ruimte beïnvloedt jouw denkrichting
Wat veel mensen niet weten, is dat de fysieke omgeving waarin je vergadert aantoonbaar invloed heeft op het type denken dat gestimuleerd wordt. Uit onderzoek blijkt dat bepaalde kenmerken van een vergaderruimte, zoals licht, vormgeving en sfeer, het ene denksysteem activeren, en het andere juist afremmen.
Benieuwd welke vergaderruimte past bij jouw doel? In het volgende deel leggen we uit hoe je op basis van je vergaderdoel (creatief, brainstorming of besluitvorming) de juiste setting kiest. Dat bepalen we niet op basis van onderbuikgevoel, maar onderbouwen we met wetenschappelijk onderzoek. Scroll meteen door naar jouw vergaderdoelstelling voor meer hierover!
- Mijn vergaderdoelstelling ziet toe op creatief denken…
- Mijn vergaderdoelstelling ziet toe op het bedenken van zoveel mogelijk ideeën…
- Mijn vergaderdoelstelling ziet toe op efficiënt en effectief naar een antwoord bewegen…
Hoe verschillende ruimtes het creatieve denkproces beïnvloeden
1. Vergaderdoelstelling: Creatief denken
Zorg voor visuele stimulans, bijvoorbeeld door een vergaderruimte te zoeken met ongebruikelijke materialen. Ook is het van belang om een ruimte te kiezen met privacy. Dat is op zich logisch, want het bedenken van creatieve ideeën kan deelnemers soms uit de comfortzone trekken en dan is het wel zo fijn dat jouw hele-creatieve maar niet-zo-goede idee de volgende ochtend hét onderwerp van gesprek is bij de koffieautomaat.
Verder helpt het als de vergaderzaal is voorzien van technische snufjes. Nog mooier als de vergaderlocatie ook een aantal subruimtes heeft, zoals een ruimte om mentaal even in de ontspannen, een creatieve ruimte en een aanpasbare ruimte. Break-outs, dus.
2. Vergaderdoelstelling: Zo veel mogelijk ideeën opperen (divergent denken)
Deze variant is bijvoorbeeld geschikt voor een brainstormsessie, out-of-the-box denksessie, of bij strategische vergaderingen of andere vergaderingen waarbij er nog geen duidelijke uitkomst is. Misschien wordt die uitkomst ook nog niet per sé gezocht tijdens deze vergadering, maar is het doel om een aantal mogelijke oplossingen te bedenken waarover later beslist wordt.
Zorg in dit geval voor voldoende licht, het maakt niet zo veel uit of het nu warm of koud licht is. Het helpt als het interieur, waaronder meubels en materialen, ronde vormen hebben. Tot slot is het goed als de ruimte relatief ruim is opgezet, en hoge plafonds heeft.
3. Vergaderdoelstelling: Vergadering waarbij efficiënt en effectief naar het juiste antwoord wordt bewogen (Convergent denken)
Bij deze variant zijn er dus een aantal mogelijke uitkomsten die vaak vooraf al bekend zijn: de doelstelling van de vergadering is om met een logisch, efficiënt en effectief denkproces naar de beste uitkomst toe te bewegen. Iets minder creativiteit dus, dus hoe bedienen we deze variant nu zo goed mogelijk?
Zorg voor een interieur met hoekige vormen en rechte lijnen en bij voorkeur een omgeving die niet doodstil is.
Conclusie
Kies dus niet voor een twaalf-in-een-dozijn vergaderzaal, maar denk goed na over de uitstraling, inrichting, lichtinval en geluid van je zaal! Er is nu al keuze genoeg, en het aanbod neemt alleen maar toe. Een kritisch keuzeproces loont zich uit in efficiëntie en effectiviteit van je vergadering. Zo verdient een inspirerende vergaderzaal zich dubbel en dwars terug!